14.02.2014

Sehr geehrter Herr Hinske,

zum 01.05.2013 wurde die Zentrale Vergabestelle bei der Kreisverwaltung Cochem-Zell eingerichtet, die für die formelle Abwicklung aller förmlichen Vergabeverfahren zuständig ist. Gleichzeitig wurde auch die „E-Vergabe“ eingeführt, welche das bislang praktizierte Verfahren unter Verwendung von Papier ablösen soll. Hier wurde sich für die Nutzung der Vergabeplattform „subreport-ELVIS“ entschieden.

Während des Einführungsprozesses bestand die besondere Anforderung an unsere Verwaltung, neben dem Einstieg in die E-Vergabe gleichzeitig auch die Organisationsstrukturen von einer dezentralen hin zu einer zentralen Abwicklung der Vergabeverfahren anzupassen. Darüber hinaus war die Qualifizierung des Personals der Zentralen Vergabestelle auf verschiedensten Gebieten (Vergaberecht, E-Vergabe, AVA-Software) innerhalb kürzester Zeit sicherzustellen.

Letztendlich konnte der Umstieg auf die E-Vergabe für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Vergabestelle reibungslos abgewickelt werden. Die Durchführung der ersten Vergabeverfahren wurde durch die vorgefertigten Masken und Formblätter enorm erleichtert. Mithilfe der Unterstützung durch die Firma Subreport stellte selbst die erste Submission keinerlei Probleme dar. Die Übersichtlichkeit der Plattform vereinfacht die Erstellung einer Ausschreibung erheblich. Die Zeit-und Kostenersparnis wirkt sich nicht nur auf die Zentrale Vergabestelle, sondern auch auf die Bewerber und Bieter aus. Bei der Abgabe eines elektronischen Angebots entfallen für diesen die Portokosten. Durch die Möglichkeit der elektronischen Angebotsabgabe nur wenige Minuten vor der Submission kann auf den bislang üblichen Versand per Post, welcher die Erstellung eines Angebots schon einige Tage zuvor voraussetzt, verzichtet werden.

Im Jahr 2013 (01.05.2013 – 31.12.2013) konnten 16 Verfahren mit der Vergabeplattform Subreport erfolgreich durchgeführt werden. Obwohl die Ausschreibungsunterlagen von Beginn an ausschließlich elektronisch zur Verfügung gestellt wurden, dominierte die Abgabe von Angeboten in Papierform zunächst erheblich. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen äußerten zu Beginn ihren Unmut über dieses neue, ihnen unbekannte, Verfahren. Durch die kompetente Unterstützung von Ihnen und die Hilfestellungen durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentralen Vergabestelle findet das elektronische Verfahren jedoch steigenden Zuspruch. Bei den letzten Ausschreibungen im VOB-Bereich wurden bereits bis zu zwei Drittel der Angebote elektronisch eingereicht. Aufgrund der stetigen Zunahme der elektronisch abgegebenen Angebote wird von einer weiteren positiven Entwicklung im Jahr 2014 ausgegangen.

Wir sind der Auffassung, dass sich die E-Vergabe als grundlegender Ansatz des E-Government in den nächsten Jahren weiter verbreiten wird. Als Gewinner des Pilotvorhabens „Modellkommune E-Government“ werden wir auch zukünftig daran interessiert sein, die Arbeitsprozesse durch den Einsatz neuester Informationstechnologien zu verbessern und neu zu gestalten. Diese Anpassungen werden sicherlich auch den Bereich der elektronischen Vergabe betreffen, so dass wir auch weiterhin gerne die kompetente Unterstützung der Firma Subreport in Anspruch nehmen wollen.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag

Stephanie Berdel
Kreisverwaltung Cochem-Zell
Referat Zentrale Dienste
– Zentrale Vergabestelle (VMS) –
Endertplatz 2
56812 Cochem
Tel.: 02671/61-760
Fax: 02671/61-5760
E-Mail: Zvs@cochem-zell.de