Ab dem 25. Oktober 2023 sind eForms in Deutschland verpflichtend für die Veröffentlichung von EU-weiten Auftrags- und Vergabebekanntmachungen. Am 23. August 2023 wurden die deutschen Vergaberechtsregelungen an die Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 angepasst, und es wurde keine Übergangsphase vorgesehen. Die Umstellung erfolgte unmittelbar am 24. auf den 25. Oktober. Diese Einführung von eForms markiert die umfangreichsten Anpassungen in EU-weiten Vergabeverfahren seit der Umsetzung der Oberschwellenreform im Jahr 2016.

eForms sind neue elektronische Standardformulare für die Veröffentlichung europäischer Auftrags- und Vergabebekanntmachungen. Technisch betrachtet bestehen eForms-Bekanntmachungen aus vom Auftraggeber ausgefüllten Datenfeldern. Mit den eForms vollzieht die Europäische Union einen Wechsel von der bisherigen Darstellung der Bekanntmachungs-Daten in Standardformularen hin zu einer rein technischen Beschreibung der zu veröffentlichenden Informationen.

Zusätzlich wurde ein neuer Übermittlungsweg für die Bekanntmachungen etabliert. Statt der direkten Kommunikation mit der TED-Schnittstelle erfolgt die Übermittlung künftig über den “Datenservice Öffentlicher Einkauf”, der aus drei technischen Komponenten besteht: Vermittlungsdienst, eSender-Hub und Bekanntmachungsservice (BKMS). Die Auftraggeber übermitteln ihre Bekanntmachungen im eForms-DE-Format über die Vergabeplattform zunächst an den Vermittlungsdienst, wo sie validiert werden. Oberschwellige Bekanntmachungen werden im Anschluss an den eSender-Hub übermittelt, der die Konvertierung vom eForms-DE-Format in das für Oberschwellenvergaben erforderliche eForms-EU-Format durchführt, bevor sie an TED weitergeleitet werden. Dies stellt die Einführung eines Vermittlungssystems mit einem nationalen eSender dar.

Die Einführung von eForms in Deutschland bedeutet eine signifikante Modernisierung und Standardisierung von EU-weiten Vergabeverfahren sowie eine Umstellung auf ein zeitgemäßes und effizientes System für die Übermittlung von Bekanntmachungen.

Unter eVergabe (elektronische Vergabe) wird die Durchführung öffentlicher Ausschreibungen und Vergaben im volldigitalen Verfahren ohne Medienbrüche verstanden. Von der Erstellung der Unterlagen über die Bekanntmachung der Ausschreibung bis zur Auswertung der Angebote und Zuschlagserteilung wird der gesamte Prozess elektronisch abgebildet und gesichert.

Ergänzende Vertragsbedingungen gelten für eine Gruppe gleichgelagerter Einzelfälle, z.B. für Softwareerstellung und können Auswirkungen auf die Angebotskalkulation haben. Sie sollten sowohl juristisch als auch kaufmännisch geprüft werden.

Beilage zum Amtsblatt der Europäischen Union, das über Ausschreibungen informiert, die über dem Schwellenwert der EU liegen.

Die EU-Schwellenwerte werden mit Wirkung zum 01.01.2024 erhöht. Sie wurden in der Verordnung 2023/2495 vom 15. November 2023 veröffentlicht.

• Liefer- und Dienstleistungsaufträge der obersten oder oberen Bundesbehörden: 143.000 EUR (bisher: 140.000 EUR)
• Liefer- und Dienstleistungsaufträge sonstiger öffentlicher Auftraggeber: 221.000 EUR (bisher: 215.000 EUR)
• Liefer- und Dienstleistungsauftrge von Sektorenauftraggebern: 443.000 EUR (bisher: 431.000 EUR)
• Bauaufträge: 5.538.000 EUR (bisher: 5.382.000 EUR)
• Konzessionsvergaben: 5.538.000 EUR (bisher: 5.382.000 EUR)

Gem. Art. 6 Absatz 1 der Richtlinie 2014/24/EU legt die Kommission alle zwei Jahre die Schwellenwerte mit Wirkung zum 1. Januar neu fest. Die vorgenannten „neuen“ Schwellenwerte gelten daher für die Jahre 2024 und 2025.

Ausschreibungen über dem EU-Schwellenwert

Beim sogenannten Eröffnungstermin werden alle bis dahin eingegangenen Angebote für eine Ausschreibung geöffnet. Ein Eröffnungstermin ist im Gegensatz zum Submissionstermin nicht öffentlich.

Um elektronisch zu unterschreiben, benötigt jeder Absender einen öffentlichen und einen privaten Schlüssel: Public und Private Key. Beim Versenden einer E-Mail signiert der Absender diese mit seinem privaten Schlüssel, dem elektronischen Pendant zur “echten” Unterschrift. Der Empfänger erkennt die Echtheit des Absenders, indem er die Signatur mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders überprüft. Lässt sich die Unterschrift so verifizieren, ist die Nachricht eindeutig vom Absender und außerdem nach dem Signieren nicht mehr geändert worden. Das eIDAS Durchführungsgesetzt definiert vier Arten von elektronischen Signaturen: die fortgeschrittene elektronische Signatur, die qualifizierte elektronische Signatur, das fortgeschrittene elektronische Siegel und das qualifizierte elektronische Siegel.

Elektronic Government bezeichnet die digitale Unterstützung von Informationen, Kommunikation und Transaktion im Bereich der öffentlichen Verwaltung. e-Government bezieht sich sowohl auf den behördlichen Bereich als auch auf die Schnittstellen Verwaltung/Bürger und Verwaltung/Wirtschaft.