03.08.2011

Sehr geehrte Damen und Herren,

der Einstieg in die elektronische Abwicklung der Vergabeverfahren erfolgte bei den Stadtentwässerungsbetrieben Köln, AöR, (StEB) im Herbst 2008 mit einem Mitbewerber von Ihnen. Seitdem wurden alle Ausschreibungen für die Bereiche Bauleistungen (VOB), Lieferleistungen (VOL) und freiberufliche Leistungen (VOF) über diese eVergabelösung abgewickelt.

Obwohl die Ausschreibungsunterlagen von Anfang an ausschließlich nur noch digital zur Verfügung gestellt wurden, war die Bereitschaft der Bieterfirmen zur Abgabe der Angebote in digitaler Form in den ersten Jahren nur sehr zögerlich. Nach einer Umfrage unter den Bieterfirmen und einigen Recherchen erfolgte der Systemwechsel zum 01.01.2011 zu Ihrer Vergabeplattform subreport ELViS. Schon nach der ersten Jahreshälfte zeichnet sich nunmehr eine Erfolgsgeschichte ab. Der Anteil der elektronischen Angebote steigerte sich sprunghaft von 14 % für das ganze Jahr 2010 auf inzwischen insgesamt 64 % der Gesamtzahl aller Angebote einschließlich Juli 2011. Wir rechnen bis zum Jahresende mit einer elektronischen Angebotsquote von nahezu 100 %.

Bei der Einführung von neuen Techniken und Programmen sind oft Widerstände zu meistern. Die betroffenen Kollegen in unseren Fachabteilungen, sowie die zuständigen Mitarbeiter bei den Bietern, müssen erst von den Vorteilen der elektronischen Vergabe überzeugt werden. Die für die Abwicklung von Ausschreibungen bei den StEB zuständigen Mitarbeiter sind dabei auf eine möglichst ausgereifte und funktionierende Technik, aber auch auf ein engagiertes Team einer Hotline angewiesen. Die Leistungen der subreport Verlag Schawe GmbH sind in beiden Punkten außerordentlich.
Dies bestätigt auch die Resonanz von Seiten der Bieterfirmen der StEB. Der Wechsel zu Ihrem Unternehmen hat die Akzeptanz der elektronischen Vergabe bei unseren Bietern wie bei den Mitarbeitern unserer Fachabteilungen entscheidend erhöht. Von den Bieterfirmen wird neben der einfacheren und selbsterklärenden Handhabung der Vergabeplattform und der Möglichkeit der Abgabe mit der fortgeschrittenen Signatur besonders die kostenfreie und freundliche Hilfestellung durch das Team von subreport hervorgehoben.

Auch die betroffenen Mitarbeiter bei der StEB sind mit der Umstellung mehr als zufrieden. Das unkomplizierte System von ELViS stellt grundsätzlich eine Arbeitserleichterung zum Vorgängersystem dar. Zudem ließ sich das System von subreport besser in die Arbeitsabläufe einer Ausschreibung bei der StEB eingliedern. Auch das Kosten-Nutzen-Verhältnis hat sich für die StEB verbessert. Die Umstellung zu ELViS wird auf das Jahr gerechnet beträchtliche Einsparungen bei den Kosten der Abwicklung von Ausschreibungen für die StEB erbringen.

Besonders hervorzuheben ist auch die Bereitschaft Ihres Unternehmens sich auf Kundenwünsche zur Verbesserung des Systems einzulassen. In Zusammenarbeit wird die Vergabeplattform ständig weiterentwickelt.

Wir wünschen Ihrem Unternehmen weiterhin viel Erfolg und freuen uns auf eine weiterhin fruchtbare Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag

Jörg Lenk

Stadtentwässerungsbetriebe Köln, AöR
Ostmerheimer Str. 555
51109 Köln
Tel. 02 21/22 1-2 29 08
E-Mail: joerg.lenk@steb-koeln.de