Quelle: Behörden Spiegel / September 2017

eVergabe: ein Erfahrungsbericht der Ruhrbahn GmbH

(BS/Stefan Jendrusch*) Viele Auftraggeber haben bereits ihre Prozesse auf die eVergabe umgestellt, so auch die Essener Ruhrbahn GmbH (ehemals Via Verkehrsgesellschaft mbH).

Die Via Verkehrsgesellschaft mbH hat sich im 1. Halbjahr 2015 dazu entschieden, eine Plattform zur eVergabe einzuführen, auch um als Sektorenauftraggeber den gesetzlichen Forderungen zu entsprechen. Im Rahmen einer intensiven Marktsondierung wurden die einzelnen Vergabeplattformen verglichen: Wie komplex ist das System? Welche Unter-stützung bietet der Anbieter? Kann die Lösung schnell in den Arbeitsalltag integriert werden? Wie hoch sind die Kosten?

Durch die Analyse kristallisierten sich die Auswahlkriterien deutlich heraus: Für Olaf Vogelgesang, Leiter Einkauf der Ruhrbahn, war vor allem eine selbsterklärende, einfache Bedienbarkeit und eine intuitive Menüführung ausschlaggebend. Da neben EU-weiten und nationalen Ausschreibungen auch Preisanfragen über die Plattform platziert werden sollten, ist es zudem wichtig, dass die Nutzung für die potenziellen Lieferanten kostenfrei und ohne zusätzliche Softwareinstallationen funktioniert. Hohe Priorität hat bei dem Sektoren-auftraggeber auch ein kompetenter kostenfreier Support für Auftraggeber und Bieter.

Nach Prüfung der Angebote fiel die Wahl auf subreport ELViS. Das ist die Vergabeplattform, mit der im Jahr 2001 die erste elektronische Vergabe in Deutschland erfolgreich durchgeführt wurde. Seit September 2016 schreibt die Ruhrbahn mit ELViS aus. Heute bilanziert Olaf Vogelgesang: „Nach nun weit über 200 Ausschreibungen/Anfragen, die über ELViS gelaufen sind, kristallisiert sich eine wesentliche Verschlankung der Abläufe im Einkauf und eine erhebliche Reduktion des „Papierberges“ als erkennbarer Vorteil heraus. Eine revisions-sichere Ausschreibung und Dokumentation ist dabei stets gewährleistet. Die Mitarbeiter von subreport sind überaus fachkundig und engagiert. Auch die kostenlose telefonische Beratung in der laufenden Umsetzung überzeugt.“

subreport-Geschäftsführerin Christiane Schäffer freut sich über die positive Resonanz. „Die Zufriedenheit unserer Kunden liegt uns sehr am Herzen. Deshalb hören wir ihnen zu und finden eine Lösung – ob Sie 5 oder 500 Ausschreibungen im Jahr realisieren.“

Für die Einführung der Software empfiehlt Olaf Vogelgesang: „Die IT und die im Hause betroffenen Fachbereiche sollten von Anfang an mitgenommen werden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Alle Projekte sind jetzt für jeden Mitarbeiter digital verfügbar, es gibt keine internen Postlaufwege mehr und keine unnötigen Zeitverzögerungen. Die digitale Ablage und Recherche werden deutlich erleichtert, der Suchaufwand verringert sich enorm und das Verfahren ist für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar. Die Unternehmen werden durch gemeinsame Veranstaltungen und Schulungsangebote eingebunden. Auch dort gilt: Wer einmal digital abgegeben hat, macht es immer wieder.“

*Der Autor Stefan Jendrusch ist Vertriebsmanager der subreport Verlag Schawe GmbH, Köln        

Quelle: Kommune21 · 7/2017 | www.kommune21.de

Die Vergabe von Konzessionen stellt Kommunen oft vor Herausforderungen. Das Elektronische Vergabeinformations-System von subreport hilft, Fehler zu vermeiden.

Mit der Umsetzung der europäischen Konzessionsvergaberichtlinie 2014/23/EU im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) ist in Deutschland erstmals die Vergabe von Dienstleistungskonzessionen umfassend geregelt worden. Im Zuge der Vergaberechtsreform 2016 wurde damit auf dem Gebiet der Konzessionsvergabe mehr Rechtssicherheit geschaffen. Wie bei europaweiten Ausschreibungen klassischer Aufträge gilt auch bei Konzessionen, dass die Vergabeunterlagen digital zur Verfügung gestellt und die Kommunikation zwischen Bewerbern und Auftraggeber auf elektronischem Wege erfolgen muss. Mit dem Elektronischen Vergabeinformations-System ELViS der Firma subreport ist es schon jetzt möglich, Konzessionsvergabeverfahren vollständig elektronisch durchzuführen. Denn die entsprechenden Funktionalitäten sind bereits implementiert.

Im Unterschied zur Vergabe von entgeltlichen Verträgen zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen erfassen Konzessionen die Erbringung von Dienstleistungen, die der Auftraggeber dem Konzessionsnehmer nicht vergütet, sondern diesem Nutzungs- beziehungsweise Verwertungsrechte für eine Leistung oder ein Objekt überträgt. Kennzeichnend ist, dass der Auftraggeber dabei das so genannte Betriebsrisiko auf den Konzessionsnehmer abtritt. Grundsätzlich gilt ein Schwellenwert von 5,225 Millionen Euro. Ab diesem Wert muss eine Konzession europaweit ausgeschrieben werden und das neue Konzessionsvergaberecht kommt zur Anwendung.

In Zeiten leerer Kassen kann die Vergabe von Konzessionen für Kommunen besonders interessant sein, bietet sie doch die Möglichkeit, Dienstleistungen durchführen zu lassen, ohne diese selbst vergüten zu müssen – etwa für das Betreiben von Parkhäusern oder Kantinen. Aber auch bei Entsorgungsleistungen, der Energieversorgung oder der Vergabe von IT-Leistungen spielen Konzessionen eine wichtige Rolle. Doch trotz der neuen rechtlichen Rahmenbedingungen stellt deren Vergabe insbesondere kommunale Stellen regelmäßig vor Herausforderungen.

So hört man im Bereich der Energieversorgung immer wieder von Konzessionsvergabeverfahren, bei denen Bieter die Vergabeentscheidung der Auftraggeber erfolgreich angefochten haben. Bewerber, die keinen Zuschlag erhalten haben, zweifeln die Diskriminierungsfreiheit an – und suchen nach Fehlern in der Ausschreibung. Ist die Suche erfolgreich, platzt das ganze Verfahren und die Konzession muss erneut ausgeschrieben werden. Besonderes Augenmerk sollten Ausschreiber daher
auf exakt definierte Auswahl- und korrekte Bewertungskriterien legen. Gerade mit Blick auf Transparenz und Rechtssicherheit ist die elektronische Durchführung der Konzessionsvergabe mit subreport ELViS ein einfacher und effizienter Weg, um Fehlerquellen zu vermeiden und die Gleichbehandlung aller Bieter zu gewährleisten. Der Einsatz von ELViS kann Vergabestellen helfen, die Ausschreibungen formal korrekt anzulegen und während des Verfahrens eine rechtssichere Dokumentation aller Schritte und der Bieterkommunikation sicherzustellen.

Andrea Farnung ist PR-Referentin bei der subreport Verlag Schawe GmbH, Köln.