Quelle: Kommune21, Januar 2016

[12.1.2016] Die E-Vergabe hat mit dem Gesetzentwurf zur Modernisierung des Vergaberechts an Schwung gewonnen. Unabhängig davon ist die elektronische Beschaffung in etlichen deutschen Vergabestellen bereits seit Jahren Realität – weil sie sinnvoll und wirtschaftlich ist.

EU-weite Vergaben finden ab dem Jahr 2018 komplett papierlos statt. So sieht es der im Juli 2015 verabschiedete Gesetzentwurf zur Modernisierung des Vergaberechts vor. Bis April 2016 werden damit drei EU-Vergaberichtlinien in deutsches Recht umgesetzt. Ziel ist laut Bundeswirtschaftsminister Sigmar Gabriel eine Wettbewerbsstärkung. Auf der neuen Grundlage sollen Vergabeverfahren schneller und effizienter durchgeführt werden.
Die neuen Richtlinien betreffen Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte und damit nur rund fünf Prozent aller Vergaben in Deutschland. Dennoch wird von ihnen eine weitere Dynamisierung des Themas E-Procurement erwartet. Denn warum sollte ein neuer Prozess, der für die europaweiten Ausschreibungen einzuführen ist, nicht ebenfalls für die nationalen Verfahren genutzt werden? Einhellig plädieren auch die kommunalen Spitzenverbände, die Auftragsberatungsstellen und der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) dafür, die E-Vergabe ober- und unterschwellig parallel umzusetzen. Schließlich entlasten elektronische Beschaffung und Vergabe die öffentlichen Haushalte. Allein aus wirtschaftlicher Sicht bietet es sich daher an, nicht zwei Prozesse parallel vorzuhalten.

Vorteile für Bieter

Für die Bieter hätte eine Vereinheitlichung des nationalen und internationalen Prozederes große Vorteile. Denn viele von ihnen kennen keine EU-weiten Vergabeverfahren. Muss die Vergabestelle ihnen erst erklären, dass sie für Aufträge unter- und oberhalb der Schwelle unterschiedliche Verfahren anwenden müssen, führt das zu mehr Verwirrung als Verständnis. Daniel Zielke, Unternehmenssprecher bei Healy Hudson, dem Hersteller der Vergabe-Management-Lösung Deutsche eVergabe: „Die Bieter würden es angesichts der anstehenden Novellierung des Vergaberechts sicher begrüßen, dass auch für nationale Ausschreibungen unterhalb der Schwelle eine elektronische Veröffentlichungspflicht eingeführt wird.“ Bekanntmachungen müssten dann ebenso an das Internet-Portal bund.de weitergeleitet werden. Der Bieter hätte damit dann tatsächlich ein zentrales Rechercheportal für alle Ausschreibungen, die in Deutschland existieren. „Es werden heute bereits wesentlich mehr als die vielzitierten fünf Prozent aller Aufträge elektronisch vergeben“, hält Carsten Klipstein, Geschäftsführer vom Deutschen Vergabeportal (DTVP), fest. „Wenn es um die Auftragserteilung geht, mag der Wert stimmen, aber bei der elektronischen Bereitstellung von Vergabeunterlagen und Bieterkommunikation sind wir schon viel weiter.“

Kommunen sind interessiert

So könnten etwa die Kommunen in Brandenburg die zentrale Vergabeplattform des Landes mitnutzen und täten dies bereits fast vollständig. Die Stadt Mainz führte im Jahr 2001 die erste elektronische Ausschreibung in Deutschland durch und nutzte dafür die cloudbasierte Vergabeplattform subreport ELViS von Anbieter subreport. Die Wartezeit innerhalb einer Ausschreibung verkürzte sich durch deren Einsatz um insgesamt 16,5 Arbeitstage. Über die zusätzlich eingesetzte elektronische Einkaufslösung der Firma TEK-Service konnte die Kommune erstmals belastbare, elektronische Leistungsverzeichnisse erstellen, die dann über die Vergabeplattform subreport zur elektronischen Ausschreibung verbracht wurden. Auch die Stadt Dülmen hat bereits vor einigen Jahren auf die E-Vergabe mit der subreport-Plattform umgestellt. „Die kleinen, freihändigen Vergaben organisieren wir aber nicht über die Plattform, dafür wäre der Aufwand zu groß“, erklärt Carsten Hövekamp, Leiter der zentralen Vergabestelle in Dülmen. Bei Leistungsverzeichnissen unter 2.000 Euro verschickt Dülmen die Unterlagen nach wie vor per E-Mail an die Firmen und diese reichen ihre Angebote in Papierform ein.

Individuell passende Lösung

Ob eine Kommune eine reine Vergabeplattform oder ein umfassendes Vergabe-Management-System einführen sollte, hängt nicht von der Größe und Organisationsstruktur einer Vergabestelle oder der Anzahl der Ausschreibungen ab. Entscheidend ist, ob sich die Verwaltung durchgehend auf workflowgesteuerte Vorgänge einlassen will oder nicht. Sollen nur die Ausschreibungen elektronisch kommuniziert werden, dürfte ein Portal ausreichen. Möchte die Kommune hingegen die gesamte Verwaltungshierarchie inklusive Genehmiger, externer Stellen und Rechnungsprüfer sowie die Wertung der Angebote abbilden, ist eher ein Vergabe-Management-System erforderlich. Unter den Anwendern der modular aufgebauten Lösung von Healy Hudson gibt es Vergabestellen, die 600 Ausschreibungen im Jahr über das Portal veröffentlichen, andere mit nur 100 Ausschreibungen nutzen das erweiterte Management-System. Die E-Vergabe ist also nichts Neues für deutsche Kommunen.

Nachfrage nach E-Vergabe steigt

Im Zusammenhang mit der Überführung der EU-Vergaberichtlinien in deutsches Recht rückt das Thema bei den Vergabestellen aber noch einmal in den Vordergrund: Die Anbieter von E-Procurement-Lösungen registrieren eine steigende Nachfrage. „Wenn eine Vergabestelle die E-Vergabe für eine EU-weite Ausschreibung erst einmal eingeführt hat, liegt es nahe, das Verfahren künftig auch für nationale Ausschreibungen einzusetzen“, sagt Johannes Rother, Prokurist bei subreport. Auch Monika Schmidt von TEK-Service rechnet damit, dass die Entscheidungsträger in den Kommunen das Thema künftig stärker priorisieren und mit der Umsetzung entsprechender E-Procurement-Strategien beginnen werden. Beim DTVP beurteilt man den Beschleunigungseffekt der anstehenden Modernisierung in der breiten Masse eher verhalten. Der DTVP-Technologie-Partner cosinex hat Mitte 2015 in einer eigenen Erhebung festgestellt: Von den häufig behaupteten 30.000 Vergabestellen in Deutschland führen höchstens 10 bis 15 Prozent jedes Jahr ein EU-weites Vergabeverfahren durch. Obwohl gesetzlich nicht vorgeschrieben, gingen dennoch viele Vergabestellen bereits freiwillig den elektronischen Weg. Auch der Marktplatz Deutsches Vergabeportal registriert ein steigendes Interesse der Vergabestellen nach Lösungen im Bereich E-Vergabe.

Herausforderungen für Anbieter

Für Carsten Hövekamp als langjährigen E-Procurement-Anwender dürfte sich durch die EU-Neuregelungen am bisherigen Prozedere nicht viel ändern. „Herausforderung für die Anbieter von E-Vergabe-Lösungen wird es sein, in ihren Lösungen nun einen offenen Zugang zu den Vergabeunterlagen ohne Registrierung zu schaffen, so wie es die EU-Richtlinie vorsieht“, erklärt er. Vorteil der bisherigen Registrierung für den Leiter der Zentralen Vergabestelle in Dülmen: Die Vergabestelle hat damit einen Überblick, wer sich Unterlagen wirklich heruntergeladen hat und kann auch nachträgliche Änderungen in der Ausschreibung an die Bieter kommunizieren. Intention der EU-Richtlinie ist es jedoch, durch einen freien Zugang ohne Registrierung die Anzahl der elektronischen Angebote zu erhöhen. „Es wird eine Herausforderung für die Anbieter der E-Vergabe-Lösungen, dies zu realisieren“, so Hövekamp.

Frank Zscheile ist freier Journalist in München.

Quelle: PEINER NACHRICHTEN, Dezember 2015

Ab dem 01. Januar 2016 gilt schrittweise Änderung für Unternehmen / Schriftliches Einreichen wird abgeschafft

Peine. Wichtig für Firmen: Die Stadt und die Stadtentwässerungsbetriebe Peine führen gleichzeitig ab dem 1. Januar 2016 bei neuen Aufträgen die elektronische Vergabe (E-Vergabe) ein.
Mit Modernisierung des europäischen Vergaberechts sind laut Stadt-Sprecherin Petra Neumann „auch alle öffentlichen Auftraggeber auf kommunaler Ebene verpflichtet, die
E-Vergabe bis zum 18. Oktober 2018 verbindlich einzuführen.“ Unter der E-Vergabe verstehe man die elektronische Durchführung von Vergabeverfahren. Zum Beispiel würden in Kürze die Vergabe- und Vertragsunterlagen für die Trockenbauarbeiten in der Hainwaldschule in Vöhrum und die Roh- und Abrissarbeiten im Bereich der Grundschule in Stederdorf online abrufbar sein.

„Bisher wurden die Unterlagen von interessierten Unternehmen schriftlich bei der
Vergabestelle angefordert, von dort in Papierform versandt und von der Firma ausgefüllt zur Angebots-Öffnung eingereicht“, sagt Neumann. „Die Umstellung auf die E-Vergabe ermöglicht künftig eine effizientere, schnellere und rechtssichere Abwicklung der
Vergabeverfahren“, ergänzt die Sprecherin der Stadtentwässerung, Petra Kawaletz.

Die Vergabestellen der Stadt und der Stadtentwässerung nutzen ab dem 1. Januar 2016 die Plattform „Subreport ELViS“, um den Einstieg in die E-Vergabe schrittweise
durchzuführen. „Unternehmen erhalten nach einer einfachen und kostenlosen Registrierung unter Verwendung einer ID-Nummer die Vergabeunterlagen per Download“, erklären Neumann und Kawaletz. Bis zur endgültigen Umstellung auf die elektronische Abwicklung müssen die Angebote aber noch in Papierform eingereicht werden.

Weitere Infos unter www.peine.de und www.stadtentwaesserung-peine.de im Internet

Quelle: „Kommune21 – Ausgabe 6/2014“

Mit dem elektronischen Vergabeinformations-System ELViS bietet die Firma subreport den kompletten Vergabeprozess öffentlicher und gewerblicher Aufträge über das Internet an.

Die Frage nach der richtigen E-Vergabelösung stellen sich aktuell viele Auftraggeber; sicherlich auch, weil die Umsetzungsfristen der EU zur verpflichtenden Einführung der E-Vergabe näher rücken. Bereits 13 Jahre Erfahrung hat das Unternehmen subreport. 2001 wurde mit subreport ELViS die erste E-Vergabe in Deutschland mit einer europaweiten Ausschreibung durchgeführt. Seitdem haben sich hunderte Auftraggeber für die Anwendung entschieden. Es wurden viele Verfahren damit abgewickelt und unzählige Angebote über die Plattform abgegeben. Hier liegt der größte Nutzen der E-Vergabe: Was wirklich zählt, sind Angebote.

Sicher (noch) eine Ausnahme stellt Jörg Lenk, Leiter der Vergabestelle der Stadtentwässerungsbetriebe Köln, mit seinen Quoten dar. Er zeigt aber, was möglich ist: Nachdem der Betrieb 2011 auf subreport ELViS gewechselt hatte, konnte der Anteil elektronischer Angebote von 14 Prozent im Jahr 2010 auf rund 76 Prozent im Jahr 2011 und fast 98 Prozent im Jahr 2013 gesteigert werden. Für 2014 zeichnen sich bereits ähnliche Zahlen ab.

Das Motto von subreport lautet „Zuhören, nachfragen, verstehen“. Auf dieser Grundlage wurde subreport ELViS entwickelt und diese Grundsätze sollen auch künftig Bestand haben. So ist die Lösung intuitiv zu bedienen, ohne jede Schulung. Moderne Internet-Technologien führen dazu, dass ELViS sofort und ohne Installationsaufwand eingesetzt werden kann. Das Geschäftsmodell ist so gestaltet, dass es nicht nur flexibel und günstig ist, sondern auch jede Freiheit bietet. Der kostenfreie Support-Service konnte so umgesetzt werden, dass sich jeder Nutzer aufgehoben und sicher fühlt. Nur so, gepaart mit großem Engagement des Auftraggebers, sind hohe Quoten digitaler Angebote zu erreichen.

Verstehen heißt aber auch, neue Antworten zu geben: eine solche ist subreport CAMPUS. Dabei handelt es sich um eine Plattform für Beschaffung und Information, welche die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Verwaltung stärkt, Wissen fördert und sichert sowie einen Überblick verschafft. Ob Ausschreibungs-Demo, Firmendarstellung, Lieferantensuche, eBeschaffung, XVergabe de Luxe oder Auftraggeber-Forum: subreport CAMPUS baut auf den bewährten Produkten auf und erweitert diese um eine ganze Serie zusätzlicher Angebote, die dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen, zusammenzuarbeiten, mehr zu wissen, einfach mehr zu erreichen. So finden Auftraggeber in der Lieferantensuche tausende qualifizierte Anbieter für ihre nächsten Beschaffungsvorhaben und können diese in Favoritenlisten sofort für ihre Arbeit mit subreport ELViS nutzen. Falls sie bei komplexen Projekten Unterstützung benötigen, haben sie mit dem Auftraggeber-Forum Zugriff auf das Expertenwissen unzähliger Kollegen.

Noch in diesem Jahr stellt das Unternehmen subreport die Lösung ELViS technologisch auf vollkommen neue Füße. So soll das Vergabe-Management in modularer und damit hochflexibler Form erweitert werden. All dies geschieht in Zusammenarbeit mit dem Beirat subreport ELViS, einem Gremium aus Auftraggebern und Unternehmen, das im März seine Arbeit aufgenommen hat. Beim dritten Kölner Vergabetag, der am 30. September 2014 stattfinden wird, gewährt subreport erste Einblicke in das neue System. Es steht außer Frage, dass die kommenden Jahre intensive E-Vergabe-Jahre werden. Unzählige Auftraggeber, insbesondere auf kommunaler Ebene, werden sich für eine Lösung entscheiden. Es ist zu hoffen, dass die Angebotsquote bei ihrer Entscheidung eine maßgebliche Rolle spielt.