Vergaberecht im Fokus

Quelle: Kommune21

[23.9.2016] Aktuelle Trends im Bereich Vergabe sowie das neue Vergaberecht standen im Fokus des diesjährigen Vergabetags der Firma subreport.

Über 200 Teilnehmer haben sich auf dem 5. Vergabetag des Unternehmens subreport (13. September 2016, Köln) über aktuelle Tendenzen der Beschaffung auf nationaler und europäischer Ebene informiert. Über dem gesamten Vergabetag stand nach Angaben des Veranstalters die Frage, ob die Ziele der Vergaberechtsreform – Vereinfachung und höhere Anwenderfreundlichkeit – erreicht wurden. So bewertete etwa Wolfgang Malms von der Kommunal Agentur NRW das neue Vergaberecht aus kommunaler Sicht. Sein Fazit: „Das Vergaberecht und seine Umsetzung haben noch Macken. Das neue Recht bietet jedoch auch Chancen. Man muss nur bereit sein, sie zu nutzen.“ Frank Schmitz vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern war sich in seinem Vortrag sicher: „Im Interesse der Bieter ist das Projekt XVergabe auf dem Weg zu einer standardisierten technischen Basis der elektronischen Vergabe.“ Dass der elektronischen Vergabe öffentlicher Aufträge die Zukunft gehört, betonte auch Kölns Stadtdirektor Guido Kahlen. Edda Peters, subreport-Geschäftsführerin und Initiatorin des Vergabetags, zog am Ende der Veranstaltung die Bilanz: „Wir sind stolz, dass wir auch dieses Jahr eine erfolgreiche Plattform für das oft viel zu kurz kommende Gespräch zwischen öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen bieten konnten. Diese Mittlerfunktion ist eine unsere großen Stärken – seit fast 100 Jahren.“ (bs)

Seit April gibt es im Landkreis Limburg-Weilburg die E-Vergabe

Quelle: Naussauische Neue Presse

Die digitale Ausschreibung

[16.04.2016] Der Landkreis Limburg-Weilburg hat mit der Einführung der sogenannten E-Vergabe begonnen. Das bedeutet, Bekanntmachungen von Ausschreibungen und die Vergabeunterlagen werden seit dem 1. April auch in digitaler Form über die elektronische Plattform www.subreport-elvis.de bereitgestellt.

http://static1.fnp.de/storage/scl/importe/fnpartikel/rhein-main/limburg-lahn/1436023_m3w605h320q75s1v35832_npl_E-VergabeLandkreis_1_4c.jpg?version=1460747216Matthias Petry, Oliver Klein, Landrat Manfred Michel und Manfred Weyl informierten im lockeren Gespräch über die E-Vergabe.

Zum 1. April wurde die sogenannte E-Vergabe beim Landkreis Limburg-Weilburg eingeführt. Das bedeutet, dass alle Bieter, die sich an Vergabeverfahren des Landkreises beteiligen wollen, in Zukunft ihre Angebote auf elektronischem Weg erhalten und einreichen können. „Mit dieser Einführung der E-Vergabe haben wir die EU-Richtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe erfüllt“, sagte Landrat Manfred Michel (CDU) in einer Informationsveranstaltung, zu der der Kreis mit Mitarbeitern des Eigenbetriebs Gebäudewirtschaft des Landkreises, die Kreishandwerkerschaft sowie die IHK Limburg interessierte heimische Unternehmer eingeladen hatten.

Oliver Klein vom Unternehmen Subreport stellte in der Aula der Limburger Theodor-Heuss-Schule die Vergabeplattform vor und informierte über die verschiedenen Möglichkeiten aus Sicht des Bieters. Aufgrund seiner Erfahrungen mit den VOB-Ausschreibungen und der Testphase der E-Vergabe wurde der Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft zum 1. April für alle Organisationseinheiten des Landkreises mit der Durchführung der E-Vergabe beauftragt. Das bedeutet, dass der Eigenbetrieb die elektronische Abwicklung für alle Vergabestellen im Landkreis wahrnimmt.

„Die Nutzung ist ohne kostenpflichtige Registrierung möglich und die Benutzeroberfläche für beide Seiten einfach, klar und strukturiert aufgebaut“, sagte Manfred Weyl vom Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft.

Der Eigenbetrieb bietet jeden Donnerstag von 14 bis 16.30 Uhr eine E-Vergabe-ELVIS-Sprechstunde für Fragen und Informationen rund um die E-Vergabe im Landkreis Limburg-Weilburg an. Terminvereinbarung sind unter Telefon:  (0 64 31) 296 366 oder -447 möglich.

Ausschreibungen des Kreises Limburg-Weilburg demnächst elektronisch

Quelle: Limburger Zeitung, März 2016

[18.03.2016] Der Landkreis Limburg-Weilburg wird zum 1. April die E-Vergabe einführen. Das heißt: Bekanntmachungen von Ausschreibungen und die Vergabeunterlagen werden in digitaler Form über die elektronische Plattform www.subreport-elvis.de bereitgestellt.

Zur Einführung des Verfahrens findet am Dienstag, 5. April, 18 Uhr, in der Aula der Theodor-Heuss-Schule in Limburg, Freiherr-vom-Stein-Platz-1, 2. OG, eine Informationsveranstaltung für Bieter beziehungsweise Bewerber statt. Zu dieser Veranstaltung sind alle interessierten heimischen Unternehmen eingeladen. Das Unternehmen Subreport wird die Vergabeplattform vorstellen und informiert über die verschiedenen Möglichkeiten aus Sicht der Bieter.

Darüber hinaus bietet der Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft des Landkreises Limburg-Weilburg ab April eine sogenannte „E-Vergabe-ELVIS Sprechstunde“ an. Donnerstags von 14 Uhr bis 16 Uhr stehen die Kolleginnen und Kollegen für Fragen und Informationen rund um die E-Vergabe im Landkreis Limburg-Weilburg zur Verfügung. Termine können unter den Telefonnummern (06431) 296-366 oder -447 oder per E-Mail an Verwaltung.egw@limburg-weilburg.de vereinbart werden.

Praxis prescht vor

Quelle: Kommune21, Januar 2016

[12.1.2016] Die E-Vergabe hat mit dem Gesetzentwurf zur Modernisierung des Vergaberechts an Schwung gewonnen. Unabhängig davon ist die elektronische Beschaffung in etlichen deutschen Vergabestellen bereits seit Jahren Realität – weil sie sinnvoll und wirtschaftlich ist.

EU-weite Vergaben finden ab dem Jahr 2018 komplett papierlos statt. So sieht es der im Juli 2015 verabschiedete Gesetzentwurf zur Modernisierung des Vergaberechts vor. Bis April 2016 werden damit drei EU-Vergaberichtlinien in deutsches Recht umgesetzt. Ziel ist laut Bundeswirtschaftsminister Sigmar Gabriel eine Wettbewerbsstärkung. Auf der neuen Grundlage sollen Vergabeverfahren schneller und effizienter durchgeführt werden.
Die neuen Richtlinien betreffen Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte und damit nur rund fünf Prozent aller Vergaben in Deutschland. Dennoch wird von ihnen eine weitere Dynamisierung des Themas E-Procurement erwartet. Denn warum sollte ein neuer Prozess, der für die europaweiten Ausschreibungen einzuführen ist, nicht ebenfalls für die nationalen Verfahren genutzt werden? Einhellig plädieren auch die kommunalen Spitzenverbände, die Auftragsberatungsstellen und der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) dafür, die E-Vergabe ober- und unterschwellig parallel umzusetzen. Schließlich entlasten elektronische Beschaffung und Vergabe die öffentlichen Haushalte. Allein aus wirtschaftlicher Sicht bietet es sich daher an, nicht zwei Prozesse parallel vorzuhalten.

Vorteile für Bieter

Für die Bieter hätte eine Vereinheitlichung des nationalen und internationalen Prozederes große Vorteile. Denn viele von ihnen kennen keine EU-weiten Vergabeverfahren. Muss die Vergabestelle ihnen erst erklären, dass sie für Aufträge unter- und oberhalb der Schwelle unterschiedliche Verfahren anwenden müssen, führt das zu mehr Verwirrung als Verständnis. Daniel Zielke, Unternehmenssprecher bei Healy Hudson, dem Hersteller der Vergabe-Management-Lösung Deutsche eVergabe: „Die Bieter würden es angesichts der anstehenden Novellierung des Vergaberechts sicher begrüßen, dass auch für nationale Ausschreibungen unterhalb der Schwelle eine elektronische Veröffentlichungspflicht eingeführt wird.“ Bekanntmachungen müssten dann ebenso an das Internet-Portal bund.de weitergeleitet werden. Der Bieter hätte damit dann tatsächlich ein zentrales Rechercheportal für alle Ausschreibungen, die in Deutschland existieren. „Es werden heute bereits wesentlich mehr als die vielzitierten fünf Prozent aller Aufträge elektronisch vergeben“, hält Carsten Klipstein, Geschäftsführer vom Deutschen Vergabeportal (DTVP), fest. „Wenn es um die Auftragserteilung geht, mag der Wert stimmen, aber bei der elektronischen Bereitstellung von Vergabeunterlagen und Bieterkommunikation sind wir schon viel weiter.“

Kommunen sind interessiert

So könnten etwa die Kommunen in Brandenburg die zentrale Vergabeplattform des Landes mitnutzen und täten dies bereits fast vollständig. Die Stadt Mainz führte im Jahr 2001 die erste elektronische Ausschreibung in Deutschland durch und nutzte dafür die cloudbasierte Vergabeplattform subreport ELViS von Anbieter subreport. Die Wartezeit innerhalb einer Ausschreibung verkürzte sich durch deren Einsatz um insgesamt 16,5 Arbeitstage. Über die zusätzlich eingesetzte elektronische Einkaufslösung der Firma TEK-Service konnte die Kommune erstmals belastbare, elektronische Leistungsverzeichnisse erstellen, die dann über die Vergabeplattform subreport zur elektronischen Ausschreibung verbracht wurden. Auch die Stadt Dülmen hat bereits vor einigen Jahren auf die E-Vergabe mit der subreport-Plattform umgestellt. „Die kleinen, freihändigen Vergaben organisieren wir aber nicht über die Plattform, dafür wäre der Aufwand zu groß“, erklärt Carsten Hövekamp, Leiter der zentralen Vergabestelle in Dülmen. Bei Leistungsverzeichnissen unter 2.000 Euro verschickt Dülmen die Unterlagen nach wie vor per E-Mail an die Firmen und diese reichen ihre Angebote in Papierform ein.

Individuell passende Lösung

Ob eine Kommune eine reine Vergabeplattform oder ein umfassendes Vergabe-Management-System einführen sollte, hängt nicht von der Größe und Organisationsstruktur einer Vergabestelle oder der Anzahl der Ausschreibungen ab. Entscheidend ist, ob sich die Verwaltung durchgehend auf workflowgesteuerte Vorgänge einlassen will oder nicht. Sollen nur die Ausschreibungen elektronisch kommuniziert werden, dürfte ein Portal ausreichen. Möchte die Kommune hingegen die gesamte Verwaltungshierarchie inklusive Genehmiger, externer Stellen und Rechnungsprüfer sowie die Wertung der Angebote abbilden, ist eher ein Vergabe-Management-System erforderlich. Unter den Anwendern der modular aufgebauten Lösung von Healy Hudson gibt es Vergabestellen, die 600 Ausschreibungen im Jahr über das Portal veröffentlichen, andere mit nur 100 Ausschreibungen nutzen das erweiterte Management-System. Die E-Vergabe ist also nichts Neues für deutsche Kommunen.

Nachfrage nach E-Vergabe steigt

Im Zusammenhang mit der Überführung der EU-Vergaberichtlinien in deutsches Recht rückt das Thema bei den Vergabestellen aber noch einmal in den Vordergrund: Die Anbieter von E-Procurement-Lösungen registrieren eine steigende Nachfrage. „Wenn eine Vergabestelle die E-Vergabe für eine EU-weite Ausschreibung erst einmal eingeführt hat, liegt es nahe, das Verfahren künftig auch für nationale Ausschreibungen einzusetzen“, sagt Johannes Rother, Prokurist bei subreport. Auch Monika Schmidt von TEK-Service rechnet damit, dass die Entscheidungsträger in den Kommunen das Thema künftig stärker priorisieren und mit der Umsetzung entsprechender E-Procurement-Strategien beginnen werden. Beim DTVP beurteilt man den Beschleunigungseffekt der anstehenden Modernisierung in der breiten Masse eher verhalten. Der DTVP-Technologie-Partner cosinex hat Mitte 2015 in einer eigenen Erhebung festgestellt: Von den häufig behaupteten 30.000 Vergabestellen in Deutschland führen höchstens 10 bis 15 Prozent jedes Jahr ein EU-weites Vergabeverfahren durch. Obwohl gesetzlich nicht vorgeschrieben, gingen dennoch viele Vergabestellen bereits freiwillig den elektronischen Weg. Auch der Marktplatz Deutsches Vergabeportal registriert ein steigendes Interesse der Vergabestellen nach Lösungen im Bereich E-Vergabe.

Herausforderungen für Anbieter

Für Carsten Hövekamp als langjährigen E-Procurement-Anwender dürfte sich durch die EU-Neuregelungen am bisherigen Prozedere nicht viel ändern. „Herausforderung für die Anbieter von E-Vergabe-Lösungen wird es sein, in ihren Lösungen nun einen offenen Zugang zu den Vergabeunterlagen ohne Registrierung zu schaffen, so wie es die EU-Richtlinie vorsieht“, erklärt er. Vorteil der bisherigen Registrierung für den Leiter der Zentralen Vergabestelle in Dülmen: Die Vergabestelle hat damit einen Überblick, wer sich Unterlagen wirklich heruntergeladen hat und kann auch nachträgliche Änderungen in der Ausschreibung an die Bieter kommunizieren. Intention der EU-Richtlinie ist es jedoch, durch einen freien Zugang ohne Registrierung die Anzahl der elektronischen Angebote zu erhöhen. „Es wird eine Herausforderung für die Anbieter der E-Vergabe-Lösungen, dies zu realisieren“, so Hövekamp.

Frank Zscheile ist freier Journalist in München.

Stadt und Stadtentwässerungsbetriebe Peine führen E-Vergabe ein

Quelle: PEINER NACHRICHTEN, Dezember 2015

Ab dem 01. Januar 2016 gilt schrittweise Änderung für Unternehmen / Schriftliches Einreichen wird abgeschafft

Peine. Wichtig für Firmen: Die Stadt und die Stadtentwässerungsbetriebe Peine führen gleichzeitig ab dem 1. Januar 2016 bei neuen Aufträgen die elektronische Vergabe (E-Vergabe) ein.
Mit Modernisierung des europäischen Vergaberechts sind laut Stadt-Sprecherin Petra Neumann „auch alle öffentlichen Auftraggeber auf kommunaler Ebene verpflichtet, die
E-Vergabe bis zum 18. Oktober 2018 verbindlich einzuführen.“ Unter der E-Vergabe verstehe man die elektronische Durchführung von Vergabeverfahren. Zum Beispiel würden in Kürze die Vergabe- und Vertragsunterlagen für die Trockenbauarbeiten in der Hainwaldschule in Vöhrum und die Roh- und Abrissarbeiten im Bereich der Grundschule in Stederdorf online abrufbar sein.

„Bisher wurden die Unterlagen von interessierten Unternehmen schriftlich bei der
Vergabestelle angefordert, von dort in Papierform versandt und von der Firma ausgefüllt zur Angebots-Öffnung eingereicht“, sagt Neumann. „Die Umstellung auf die E-Vergabe ermöglicht künftig eine effizientere, schnellere und rechtssichere Abwicklung der
Vergabeverfahren“, ergänzt die Sprecherin der Stadtentwässerung, Petra Kawaletz.

Die Vergabestellen der Stadt und der Stadtentwässerung nutzen ab dem 1. Januar 2016 die Plattform „Subreport ELViS“, um den Einstieg in die E-Vergabe schrittweise
durchzuführen. „Unternehmen erhalten nach einer einfachen und kostenlosen Registrierung unter Verwendung einer ID-Nummer die Vergabeunterlagen per Download“, erklären Neumann und Kawaletz. Bis zur endgültigen Umstellung auf die elektronische Abwicklung müssen die Angebote aber noch in Papierform eingereicht werden.

Weitere Infos unter www.peine.de und www.stadtentwaesserung-peine.de im Internet

Wechsel der Paradigmen

Quelle: Kommune21, Juni 2015

Die neuen EU-Vergaberichtlinien fordern ab dem Jahr 2016 die elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge. Die Stadt Dülmen hat bereits vor einigen Jahren auf die E-Vergabe umgestellt. Von ihren Erfahrungen können heute auch andere Kommunen profitieren.

Aktuell fragen sich viele Auftraggeber, welche E-Vergabelösung die richtige ist. Grund dafür sind die aktuellen EU-Vergaberichtlinien und ihre nahenden Umsetzung in deutsches Recht. Der elektronischen Vergabe öffentlicher Aufträge kommt dabei besonders große Bedeutung zu, soll sie doch ab dem Jahr 2016 verpflichtend sein. Tatsächlich gibt es Auftraggeber, die ihre Prozesse schon vor Jahren auf die E-Vergabe umgestellt haben. Die zentrale Vergabestelle der Stadt Dülmen zählt dazu. Ihre Erfahrungen sind daher für Auftraggeber, die sich erst jetzt mit dem Thema beschäftigen, wertvoller denn je.

Argumente gegen das klassische Papierverfahren gab es in Dülmen schon Längerem. Im Fokus der Kritik standen vor allem die langen Postlaufzeiten intern und extern, der aufwendige und personalintensive Druck und Versand der Vergabeunterlagen sowie der immens hohe Papierverbrauch. Auch die Kommunikation und Interaktion mit Bewerbern und Bietern, beispielsweise bei Änderungen der Vergabeunterlagen, sollten einfacher und praktikabler werden. Im März 2011 war für Carsten Hövekamp, Leiter der Zentralen Vergabestelle in Dülmen, die Zeit reif für einen Paradigmenwechsel und die Umstellung auf elektronische Vergabe. Darauf folgte eine kurze, aber gründliche Marktrecherche. Die E-Vergabelandschaft wirkt zwar auf den ersten Blick unüberschaubar, faktisch sind es jedoch nur eine Handvoll Unternehmen, die sich als seriöse und kompetente Anbieter im Markt etabliert haben. Ihre Kernkompetenzen, Systeme und Services unterscheiden sich allerdings stark. In Dülmen wurde deshalb verglichen: Welche Funktionen gibt es? Wie komplex ist das System? Bietet der Anbieter Unterstützung? Kann die Lösung schnell in den Arbeitsalltag integriert werden? Wie hoch sind die Kosten? Durch die Analyse kristallisierten sich die Auswahlkriterien immer deutlicher heraus: Eine schlanke und einfach zu bedienende Lösung sollte es sein, ohne Installations- und Schulungsaufwand, sofort einsetzbar. Außerdem sollte sie für die Bieter kostenfrei sein, flexibel und ohne lange Vertragslaufzeiten, mit großer Nutzerfreundlichkeit und kompetentem kostenfreien Support für Auftraggeber und Bieter.

Hohe Priorität hatte in Dülmen auch die Frage, wer das System pflegt und wartet. Die künftige E-Vergabeplattform sollte browsergestützt arbeiten und als Software as a Service (SaaS) nutzbar sein – dem Gegenmodell zu klassischen Lizenzmodellen. Bei Letzterem stellen IT-Infrastruktur und Software oft eine komplexe und teure Investition dar. SaaS dagegen basiert auf dem Grundsatz, dass Infrastruktur und Software bei einem externen Dienstleister betrieben und vom Kunden als Service genutzt werden. Der SaaS-Anbieter übernimmt die komplette IT-Administration und zentrale Dienstleistungen wie Hosting, Betrieb und Updates. Für all dies zahlt der Auftraggeber lediglich eine geringe Pauschale pro Ausschreibung.

Nach Prüfung der Angebote fiel die Wahl auf das Elektronische Vergabeinformationssystem subreport ELViS, die Vergabeplattform, mit der im Jahre 2001 die erste elektronische Vergabe in Deutschland erfolgreich durchgeführt wurde. Die Lösung zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass sie von Anfang an in enger Zusammenarbeit mit Praktikern entwickelt wurde und mit ihr schnell Quoten von bis zu 100 Prozent digitaler Angebote erreicht werden. Dülmens Leiter der zentralen Vergabestelle ist heute selbst als Mitglied des subreport-Beirats E-Vergabe an der Weiterentwicklung des Systems beteiligt. Hövekamp vertritt dort die Interessen und Sichtweisen der kommunalen Auftraggeber. Nachdem subreport ELViS im vergangenen Jahr technologisch auf neue Beine gestellt wurde, steht jetzt der nächste Meilenstein an: die Erweiterung des Vergabe-Managements in modularer und damit hochflexibler Form.

Für die Einführung der Software empfiehlt Carsten Hövekamp: „Die IT und die im Hause betroffenen Fachbereiche sollten von Anfang an mitgenommen und von den Vorteilen überzeugt werden. Die liegen auf der Hand: Alle Projekte sind jetzt für jeden Mitarbeiter digital verfügbar, es gibt keine internen Postlaufwege mehr und keine unnötigen Zeitverzögerungen. Die digitale Ablage und Recherche werden deutlich erleichtert, der Suchaufwand verringert sich enorm und das Verfahren ist für alle Beteiligten jederzeit nachvollziehbar. Die Unternehmen werden durch gemeinsame Veranstaltungen und Schulungsangebote eingebunden. Auch dort gilt: Wer einmal digital abgegeben hat, macht es immer wieder.“

Nach einer Testphase im Sommer 2011 ging subreport ELViS im Oktober des gleichen Jahres in den Echtbetrieb – und hat sich seitdem bewährt. Heute bilanziert der Leiter der Vergabestelle: „Die Verfahren werden deutlich schneller abgewickelt. Bieter erfahren bei VOB-Verfahren umgehend durch Einstellung des Submissionsergebnisses, auf welchem Rang ihr Angebot steht. Niemand muss viele Kilometer fahren, um sein Angebot noch rechtzeitig abzugeben – es kann bis eine Sekunde vor Start der Submission erfolgen. Für den Bieter entstehen keine Kosten, da bei subreport ELViS die Voransicht der Vergabeunterlagen kostenfrei ist. Um nicht zu vergessen: Durch die elektronische Angebotsbearbeitung reduziert sich die Zahl formaler Fehler.“ In Dülmen ist man von der E-Vergabe sogar so überzeugt, dass man sich für sie auch auf anderer Ebene engagiert. So ist unter Mitwirkung der Dülmener Vergabestelle der KGSt-Bericht 2014 entstanden: „E-Vergabe im Sinne der europäischen Vergaberichtlinien. Bedeutung und Hilfestellungen für Kommunen.“

Johannes Rother ist Prokurist der subreport Verlag Schawe GmbH in Köln.

Einführung der e-Vergabe in Celle

Quelle: Celler Presse, 12. November 2014

Die Stadt Celle führt die elektronische Vergabe (e-Vergabe) ein. Sie setzt damit eine Vorgabe der Europäischen Union um, nach der bis April 2016 mit der Umstellung von Vergabeverfahren auf elektronische Kommunikationsmittel begonnen werden muss. Die Einführungsphase bei der Stadt Celle startet am 1. Januar 2015.

Die e-Vergabe bietet direkten Zugriff auf die Ausschreibungsunterlagen. Damit einher geht ein schneller Informationsaustausch. Die Stadtverwaltung hofft auch auf Beschleunigung der Vergabeverfahren, Kosteneinsparung und einen größeren Wettbewerb.

Der Fachdienst Recht und Vergaben hat sich die beiden Produkte, die marktführend sind, vorstellen lassen. Es wurde das Produkt „ELVIS“ von Firma subreport ausgewählt. Dieses Verfahren hat nicht nur durch seine leichte Bedienbarkeit überzeugt, sondern wird bereits von den angrenzenden Nachbarkreisen (Heidekreis, Landkreis Uelzen, Landkreis Lüchow-Dannenberg, Landkreis Harburg) genutzt. Das Verfahren ist also bereits zahlreichen Bieterfirmen bekannt.

Alle weiteren Bieterfirmen werden im Rahmen einer Informationsveranstaltung umfassend unterrichtet. Firma subreport wird das Verfahren am Montag, 24. November, um 17 Uhr in der Alten Exerzierhalle am Neuen Rathaus vorstellen. Anmeldungen nimmt Peggy Davos unter der Rufnummer (0 51 41) 12 523 oder per Mail an peggy.davos@celle.de entgegen.

eVergabe 2.0

Quelle: Fraunhofer FOKUS – eGovernment Newsletter Oktober 2014

Nach dem Willen der EU gehört elektronische Vergabe bald zum Pflichtprogramm
der öffentlichen Verwaltung. Die eVergabe-Plattform subreport ELViS ist bereits
seit 13 Jahren erfolgreich im Produktbetrieb und wird jetzt auf neue Beine gestellt.
Die gemeinsam mit FOKUS entwickelte XVergabe-Konformität bleibt erhalten
– neu sind dagegen: Technologie, erweitertes Vergabemanagement, modularer
Aufbau, modernes Design. Der neu gegründete Beirat stellt sicher, dass subreport
ELViS 2.0 genauso praxisorientiert konzipiert und intuitiv zu bedienen ist
wie alle subreport-Lösungen.

Die Kür wird Pflicht

Quelle: „Behörden Spiegel“, Oktober 2014

3. Kölner Vergabetag diskutiert elektronische Vergabe

(BS/gg) Der Kölner Vergabetag legte Ende September auch bei seiner dritten Austragung wieder großen Wert auf Praxisbezug, viel Raum für Diskussion und ein breites Themenspektrum. Behörden Spiegel-Redakteur Guido Gehrt begrüßte als Moderator der Veranstaltung rund 200 Gäste aus Wirtschaft, Verwaltung und Wissenschaft und führte sie durch einen abwechslungsreichen Tag, wobei die elektronische Vergabe naturgemäß eine herausragende Rolle spielte.

Die Europäische Union hat Ende März entschieden, dass E-Vergabe schrittweise ab Mitte April 2016 Pflicht wird. Dr. Sönke E. Schulz vom Lorenz-von-Stein-Institut für Verwaltungswissenschaften in Kiel gab einen Einblick in das, was die EU-Vergaberichtlinien in der Umsetzung bedeuten. Er machte aber auch deutlich, dass es noch eine Reihe von Fragen zu beantworten und Herausforderungen zu meistern gilt – auf nationaler Ebene und natürlich bei grenzüberschreitenden Transaktionen. Die Vielfalt der unterschiedlichen Lösungen und die fehlende Akzeptanz digitaler Signaturen waren dabei nur zwei Stichworte, die intensiv im Plenum diskutiert wurden. Das Fazit von Dr. Schulz, auch wenn auf europäischer Ebene noch viel zu tun ist: „E-Government kann an mancher Stelle von der E-Vergabe lernen.“ Auch weil es manchmal richtig und notwendig ist, Umsetzungsfristen verpflichtend zu definieren.

Mainz hat es vorgemacht

Neben dem Rechtsrahmen der Richtlinien ging es in Köln natürlich auch um die gelebte Praxis: Es gibt wohl keinen öffentlichen Auftraggeber in Deutschland, der mehr Erfahrung mit E-Vergabe hat als Klaus Faßnacht, Leiter der Zentralen Vergabestelle der Stadt Mainz. 2001 war er der Erste überhaupt, der hierzulande eine elektronische Vergabe erfolgreich durchführte – und dies darüber hinaus EU-weit. Die Mainzer Kriterien für die Plattformwahl hießen damals (und gelten heute unverändert): einfache Bedienung, alle Dateiformate, keine Veränderungen der internen Organisation. Nur wenige Jahre nach der Einführung war Mainz die erste Kommune, die konkrete Zahlen zu den immensen Spareffekten mit E-Vergabe vorlegen konnte: 752,00 Euro weniger Kosten pro Ausschreibung durch die Arbeit mit subreport ELViS. Für 2013 waren das übrigens Einsparungen in Höhe von 271.472,00 Euro. „Wenn man will, das ist unsere Überzeugung, dann ist die Umstellung auf E-Vergabe ganz einfach“, so Klaus Faßnacht.

Eine andere Sicht der Dinge

Und dann: kein Vortrag, sondern ein Dialog. Nichts zum Thema Vergabe im engeren Sinne, aber viel zu den Themen Motivation, Lernen und Können. Peter M. Endres, Top-Manager und Mitautor des Buches „Lernlust“, lieferte sich mit dem Moderator einen fesselnden Dialog und bereicherte den Vergabetag durch viele ungewöhnliche Perspektiven, viele interessante Impulse für die tägliche Arbeit vor Ort. Natürlich hatte Peter M. Endres als ehemaliger Vorstandsvorsitzender der ERGO Direkt auch mit Einkauf zu tun: „Ich habe immer gesagt: Wenn wir einkaufen, dann vergleichen wir natürlich die Preise und die Leistung. Aber ich möchte zum Schluss einen Partner haben, der mit uns zusammen das, worum es da geht, anpackt und dafür brennt – genauso wie wir selbst.“ Und auch wenn er selbst bisher nichts mit elektronischer Vergabe zu tun hatte: „Wie würde ich Mitarbeiter motivieren, E-Vergabe umzusetzen? Denn die Schwierigkeiten, von denen ich heute höre, sind doch überall die gleichen. Ich würde fragen, wir müssen das machen, aber was ist für uns der Vorteil? Und dann kann das Ganze Spaß machen. Es ist möglich, mit Freude daran zu arbeiten.“ Mitarbeiter von außen motivieren, das geht nach Peter M. Endres nicht. Sie jedoch einladen, im Unternehmen positive Erfahrungen zu machen, das ginge sehr wohl. Und idealerweise sei es dann eines Tages so, dass die „Mitarbeiter betrunken vor Freude zur Arbeit kommen.“

Muntere und vielfältige Diskussionen, bei denen aber auch der Humor nicht zu kurz kam, kennzeichneten den 3. Kölner Vergabetag. Von links: Dr. Sönke Schulz im Gespräch mit Guido Gehrt, Klaus Faßnacht und Peter M. Endres. Foto: BS/subreport

Die E-Vergabe-Lösung subreport ELViS wird im Moment von Grund auf überarbeitet, auf vollkommen neue Füße gestellt. Die Stichworte hier lauten: modernste Technologie, frisches Layout, noch mehr Sicherheit. Was bleibt, ist die intuitive Bedienbarkeit. Und diese wurde anschaulich demonstriert: Im Praxisteil des Vergabetages führten vier Freiwillige aus dem Publikum mit verteilten Rollen (Ausschreiber, Bewerber, Bieter und Verhandlungsleiter) ihre erste elektronische Vergabe durch, begleitet von zwei subreport-Mitarbeitern. Hier wurde deutlich, dass Berührungsängste gegenüber elektronischer Vergabe vollkommen unnötig sind, dass E-Vergabe durchaus auch Spaß machen kann.

ELViS 2.0 steht vor der Tür

Die Vorführung war übrigens gleichzeitig die Deutschlandpremiere der neuen Lösung subreport ELViS 2.0, die noch dieses Jahr in den Echtbetrieb gehen wird. Ab 2015 dann arbeitet subreport an einer Erweiterung seines Systems, an dem modularen Vergabemanagement. Bei der Weiterentwicklung legt subreport sehr viel Wert auf die Einbindung der Nutzer. Geschäftsführerin Edda Peters nutzte die Gelegenheit und stellte im Rahmen des Vergabetages die anwesenden Mitglieder des Beirates E-Vergabe vor, der im März dieses Jahres seine Arbeit aufgenommen hat und das Unternehmen bei der Neu- und Weiterentwicklung der E-Vergabelösung subreport ELViS beratend unterstützt. „Wir ringen dort gemeinsam um jede Entscheidung und kommen vielleicht gerade deshalb durchweg zu sehr guten Ergebnissen“, so Peters.

Transparenz vs. Korruption

Ralf Kriesemer, Leiter der Geschäftsstelle Antikorruption der Stadt Neuss, berichtete abschließend von seinen Erfahrungen im Kampf gegen Korruption und der Arbeit mit E-Vergabe-Systemen. „Bei Korruption gibt es zunächst einmal keine erkennbaren Opfer. Es gibt vielmehr zwei Täter. Der eine Täter besticht, der andere nimmt. Das Opfer, die Allgemeinheit, merkt anfangs gar nichts davon.“ Aus gutem Grund, so Ralf Kriesemer, seien daher 95 % aller Vergaben der Stadt Neuss öffentliche Ausschreibungen bzw. offene Verfahren: Mehr Wettbewerb sei kaum noch möglich. Und was bringe elektronische Vergabe? Heute seien die Vergabeunterlagen in Neuss für jedermann frei einsehbar – ein Maximum an Transparenz. Und falls doch einmal etwas passiert ist, lasse sich durch die Logfiles genau nachvollziehen, wer was wann getan hat. So leiste E-Vergabe einen konkreten Beitrag zu Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung.

ELViS lebt

Quelle: „Kommune21 – Ausgabe 6/2014“

Mit dem elektronischen Vergabeinformations-System ELViS bietet die Firma subreport den kompletten Vergabeprozess öffentlicher und gewerblicher Aufträge über das Internet an.

Die Frage nach der richtigen E-Vergabelösung stellen sich aktuell viele Auftraggeber; sicherlich auch, weil die Umsetzungsfristen der EU zur verpflichtenden Einführung der E-Vergabe näher rücken. Bereits 13 Jahre Erfahrung hat das Unternehmen subreport. 2001 wurde mit subreport ELViS die erste E-Vergabe in Deutschland mit einer europaweiten Ausschreibung durchgeführt. Seitdem haben sich hunderte Auftraggeber für die Anwendung entschieden. Es wurden viele Verfahren damit abgewickelt und unzählige Angebote über die Plattform abgegeben. Hier liegt der größte Nutzen der E-Vergabe: Was wirklich zählt, sind Angebote.

Sicher (noch) eine Ausnahme stellt Jörg Lenk, Leiter der Vergabestelle der Stadtentwässerungsbetriebe Köln, mit seinen Quoten dar. Er zeigt aber, was möglich ist: Nachdem der Betrieb 2011 auf subreport ELViS gewechselt hatte, konnte der Anteil elektronischer Angebote von 14 Prozent im Jahr 2010 auf rund 76 Prozent im Jahr 2011 und fast 98 Prozent im Jahr 2013 gesteigert werden. Für 2014 zeichnen sich bereits ähnliche Zahlen ab.

Das Motto von subreport lautet „Zuhören, nachfragen, verstehen“. Auf dieser Grundlage wurde subreport ELViS entwickelt und diese Grundsätze sollen auch künftig Bestand haben. So ist die Lösung intuitiv zu bedienen, ohne jede Schulung. Moderne Internet-Technologien führen dazu, dass ELViS sofort und ohne Installationsaufwand eingesetzt werden kann. Das Geschäftsmodell ist so gestaltet, dass es nicht nur flexibel und günstig ist, sondern auch jede Freiheit bietet. Der kostenfreie Support-Service konnte so umgesetzt werden, dass sich jeder Nutzer aufgehoben und sicher fühlt. Nur so, gepaart mit großem Engagement des Auftraggebers, sind hohe Quoten digitaler Angebote zu erreichen.

Verstehen heißt aber auch, neue Antworten zu geben: eine solche ist subreport CAMPUS. Dabei handelt es sich um eine Plattform für Beschaffung und Information, welche die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Verwaltung stärkt, Wissen fördert und sichert sowie einen Überblick verschafft. Ob Ausschreibungs-Demo, Firmendarstellung, Lieferantensuche, eBeschaffung, XVergabe de Luxe oder Auftraggeber-Forum: subreport CAMPUS baut auf den bewährten Produkten auf und erweitert diese um eine ganze Serie zusätzlicher Angebote, die dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen, zusammenzuarbeiten, mehr zu wissen, einfach mehr zu erreichen. So finden Auftraggeber in der Lieferantensuche tausende qualifizierte Anbieter für ihre nächsten Beschaffungsvorhaben und können diese in Favoritenlisten sofort für ihre Arbeit mit subreport ELViS nutzen. Falls sie bei komplexen Projekten Unterstützung benötigen, haben sie mit dem Auftraggeber-Forum Zugriff auf das Expertenwissen unzähliger Kollegen.

Noch in diesem Jahr stellt das Unternehmen subreport die Lösung ELViS technologisch auf vollkommen neue Füße. So soll das Vergabe-Management in modularer und damit hochflexibler Form erweitert werden. All dies geschieht in Zusammenarbeit mit dem Beirat subreport ELViS, einem Gremium aus Auftraggebern und Unternehmen, das im März seine Arbeit aufgenommen hat. Beim dritten Kölner Vergabetag, der am 30. September 2014 stattfinden wird, gewährt subreport erste Einblicke in das neue System. Es steht außer Frage, dass die kommenden Jahre intensive E-Vergabe-Jahre werden. Unzählige Auftraggeber, insbesondere auf kommunaler Ebene, werden sich für eine Lösung entscheiden. Es ist zu hoffen, dass die Angebotsquote bei ihrer Entscheidung eine maßgebliche Rolle spielt.